Rekisterin nimi	agenttisi.fi -palvelu
Yhteyshenkilö	Aleksi Postari	aleksi.postari@samk.fi
Käsittelyn peruste	Rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	kesätyön ja harjoittelupaikan hakuun ja valintaan työtehtävän tarjoamiseen palvelun kehittämis- ja tilastointitarkoituksiin
Rekisteröityjen ryhmät	Kesätyön ja harjoittelupaikan hakijat, työtehtäviin valittavien henkilöiden tietoja käsittelevät työnantajan edustajat
Tietoryhmät	Tietoryhmät kaikille rekisteröidyille:		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Tiedot poistetaan, jos suostumus perutaan   Rekisteröity voi itse tarkastaa, korjata ja poistaa tiedot
	Yhteystiedot
	Tieto suostumuksesta
	Hakijan tietoryhmät:
	Syntymäaika
	Ajokorttitieto
	Koulutustiedot
	Kielitaito
	Valokuva
	Videokuvatallenne (esittelyvideo)
	Profilointikysymysten vastaukset (20 kpl)
	Osaamistaitokuvaus
	Tieto työkorteista ja -passeista
	Rekisteröidyn tallettamat liitteet (CV)
	Kiinnostuksen kohteena olevat alat
	Haetun työtehtävän tiedot (tehtävänimike, työn tyyppi, sijainti)
	Suostumus yhteistyökumppanien työnhakuun liittyviin sähköpostiviesteihin
	Työllistymistilanne (ei töissä, saanut töitä muualta, saanut töitä agenttisi.fi kautta)
	Yrityksen tietoryhmät:
	Yrityksen tiedot (nimi, verkkosivusto, logo)
Tarjolla olevan työtehtävän tiedot (tehtävänimike, työn tyyppi, sijainti)
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja ei luovuteta edelleen.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole.
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida. Palvelussa hakija luo profiilin, jossa hän kertoo itsestään ja osaamisestaan. Hakijan itsensä antamaa tietoa ei käytetä ennakoimaan, analysoimaan tai luokittelemaan henkilöä erilaisiin ryhmiin eikä tietoja yhdistellä tai jalosteta edelleen. Hakija itse pitää tietonsa ajan tasalla. Yritys luo profiilin, jossa määrittelee avoinna olevassa kesätyö-/harjoittelupaikassa tarvittavat osaamiset. Hakijoiden tekemien profiilien perustella palvelu tarjoaa yritykselle ehdokkaita haastateltaviksi. Palvelu ei tee automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Lisätietoja: Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/automaattinen-paatoksenteko-profilointi
Tietojen käsittelystä	Työnantajat ja heidän rekrytointiin osallistuvat henkilönsä tunnistetaan ennen kuin heidät valtuutetaan selaamaan työnantajalle ehdotettujen hakijoiden antamia tietoja. Hakija näkee työtä tarjoavista yrityksistä vain luettelon yritysten nimistä.

Rekisterin nimi	Alumnirekisteri
Yhteyshenkilö	Jani Wahlman Viestintäpäällikkö	jani.wahlman@samk.fi +358 44 710 3987
Käsittelyn peruste	Rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	koulutusten markkinointi tapahtumista tiedottaminen uutiskirjeen/alumnikirjeen lähetys esiintymisiin tai luennoille rekrytointi
Rekisteröityjen ryhmät	Satakunnan ammattikorkeakoulusta valmistuneet opiskelijat
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		5v.
	Yhteystiedot		5v.
	Syntymäaika		Tiedot poistetaan, jos suostumus perutaan
	Koulutustiedot
	Työhön ja osaamiseen liittyvät tiedot
	Oman osaamisen tai kiinnostuksen aiheet
	Tieto suostumuksesta		5v. (uudelleenpostituksen välttämiseksi, tietoja ei enää käsitellä)
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja ei luovuteta edelleen
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

 

Rekisterin nimi	Asiakasrekisteri
Yhteyshenkilö	Julia Vaahtera Tapahtumakoordinaattori	julia.vaahtera@samk.fi +358 44 710 3147
Käsittelyn peruste	Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi Rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	Tapahtumailmoittautumisiin Kansainväliseen yhteistyöhön Yritysyhteistyöhön Kansalliseen ja paikalliseen yhteistyöhön
Rekisteröityjen ryhmät	Yhteistyökumppanit
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		10 v
	Henkilötunnus		10 v
	Yhteystiedot		10 v
	Opetukseen ja työhön liittyvät tiedot, titteli		10 v
	Tapahtumien valokuvat		2 v
			Tiedot, jotka perustuvat suostumukseen, poistetaan, jos suostumus perutaan.
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	OKM:n KOTA tilastointikantaan siirretään kansainvälisten vierailijoiden tietoja kerran vuodessa
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

Rekisterin nimi	CampusMoWe asiakasrekisteri
Yhteyshenkilöt	Erika Santala	erika.santala@samk.fi
Käsittelyn peruste	Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi Osin myös rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	Palveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen Käyttäjäsuhteen hoitaminen ja palveluiden käyttöoikeuden varmistaminen Yhteydenpito ja tiedottaminen palveluiden muuttumisesta, uusista ominaisuuksista ja uusista tuotteista Palveluiden käyttöasteen seuraaminen CampusMoWen toiminnan harjoittaminen, suunnittelu, analysointi sekä statistiikan kerääminen Mielipide- ja palautekyselyt Väärinkäytösten ehkäisy, seuraaminen sekä selvittäminen Markkinointi (perustuu suostumukseen)
Rekisteröityjen ryhmät	CampusMoWen asiakkaat
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Tiedot säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen 5v.
	Yhteystiedot
	Korkeakoulutiedot (kotikorkeakoulu, yksikkö/tutkinto-ohjelma)
	Kulkuoikeudet
	Palvelujen käyttöoikeus- ja käyttötiedot
	Tiedot suostumuksista
	Muut tiedot (rekisteröidyn itse lisäämät)
	Tapahtumien tallenteet (julkaisu perustuu suostumukseen)		2v
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään (HAKA kirjautumisen yhteydessä)
Vastaanottajien ryhmät	Palvelun tuottaja WiseGym Oy käyttää palvelun käytöstä syntyviä anonyymejä tietoja oman liiketoimintansa kehittämiseen ja markkinointiin
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

Rekisterin nimi	Eat@Work-hankkeen rekisteriseloste
	Henkilötietolain mukainen rekisteriseloste Olet ottamassa käyttöön tai käyttämässä Satakunnan ammattikorkeakoulun hallinnoimaa Eat@Work-hankkeen sovellusta. Eat@Work-hanke tähtää työntekijöiden työhyvinvoinnin lisäämiseen, työn tuottavuuden lisäämiseen ja työkyvyn parantamiseen monipuolisen ravitsemusohjauksen avulla. Hankkeessa osallistujat saavat yksilöllistä ja ryhmämuotoista ravitsemusohjausta sekä täyttävät ruokapäiväkirjaa. Ohjauksen tukena osallistujat käyttävät hanketta varten kehitettyä sovellusta, eli Eat@Work-applikaatiota. Applikaatio ohjaa ruokailutottumusten parantamiseen ja seurantaan. Tämä rekisteriseloste kuvaa, miten henkilötietojasi käsitellään liittyen Eat@Work-sovelluksen käyttöön. Lisäksi kerrotaan mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn. Sovelluksen käyttäminen on vapaaehtoista ja käytön voit keskeyttää milloin haluat. Jos keskeytät sovelluksen käytön, niin ennen keskeytystä kerättyjä tietoja ja aineistoja voidaan hyödyntää hankkeessa.
1. Rekisterinpitäjä	Satakunnan ammattikorkeakoulu Satakunnankatu 23, 28101 Pori	tietosuojavastaava@samk.fi
2. Analytiikka	Eat@Work kerää yksilöimätöntä tietoa sovelluksen käyttäjien määrästä, sisältöjen tallennuksesta ja käytöstä. Analytiikan keräämä tieto on täysin nimetöntä. Käytämme tietoa Eat@Work-hankkeen tulosten analysointiin ja raportointiin. Nimetöntä dataa säilytetään 8/2033 saakka hakkeen rahoittajan (Euroopan sosiaalirahasto) ohjeiden mukaisesti.
3. Henkilötietojen keräys	Sovelluksen käyttäjistä tallennamme käyttäjätunnisteita, joita emme voi yhdistää yksittäisiin henkilöihin. Halutessaan käyttäjä voi jakaa täyttämänsä ruokapäiväkirjan sisällön hankkeen asiantuntijoille, ei kolmansille osapuolille.Mikäli käyttäjä haluaa keskeyttää applikaation käyttämisen, lopetamme tietojen keräyksen ja poistamme käyttäjätunnisteen. Säilytämme tietoja 8/2033 saakka sen jälkeen, kun sovelluksen käyttö on lopetettu. Tietoja säilytetään EU:n alueella. Tiedot ovat vain käyttäjätuen ja sovelluksen ylläpitäjien käytössä.
4. Oikeutesi	Käyttäjällä on: • Oikeus saada meiltä häntä koskevat tiedot. • Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. • Oikeus itse poistaa omat tietonsa sovelluksessa. • Oikeus milloin tahansa pyytää meitä poistamaan omat tietonsa. • Oikeus pyytää meitä korjaamaan virheelliset tiedot. Tietoja tai niiden poistoa tai korjaamista koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: tietosuojavastaava@samk.fi

Rekisterin nimi	Hakijarekisteri
Yhteyshenkilö	Pia Lamminen Koulutuspäällikkö	pia.lamminen@samk.fi +358 44 710 3128
Käsittelyn peruste	Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi
Käsittelyn tarkoitus	Tilastointiin Opiskelijavalintaan Opiskelutietojen hallintaan Laskutustietojen hallintaan Käyttäjätunnuksen generoimiseen
Rekisteröityjen ryhmät	Koulutukseen hakijat (tutkintoon johtamaton koulutus)
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		10 v
	Henkilötunnus		10 v
	Yhteystiedot		10 v
	Kansalaisuus ja äidinkieli		10 v
	Koulutustiedot		10 v
	Työkokemus ja työhön liittyvät tiedot, titteli		10 v
	Perustelut hakeutumiselle		10 v
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Opintojen kirjaamista ja käyttäjätunnusten luomista varten tiedot siirretään tarvittaessa opiskelijahallintajärjestelmään. Virta Tietovarantoon (opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu) ja Tilastokeskukseen tallennetaan tutkintoon johtamattoman koulutuksen toteumatietoja. Tietoja voidaan siirtää koulutustapahtumien yhteisjärjestäjille vain siinä määrin kuin on tarpeen koulutusten toteuttamiseksi. Yhteisjärjestäjä hävittää tiedot koulutustapahtuman toteutumisen jälkeen.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

Rekisterin nimi	Hankehallintarekisteri
Yhteyshenkilö	Pia Halttunen	pia.halttunen@samk.fi
Käsittelyn peruste	Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä yhteistyön tapauksissa tietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin, jotka on kuvattu ammattikorkeakoululaissa (932/2014) Muutoin rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena. Järjestettäviin tapahtumiin osallistuvien osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, jonka rekisteröidyt ovat antaneet tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
Käsittelyn tarkoitus	tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan toteuttaminen sidosryhmäsuhteiden hoitaminen yhteistyöprojektien toteuttaminen markkinointi ja tiedottaminen tapahtumien järjestäminen
Rekisteröityjen ryhmät	Rekisterissä ovat hankkeissa määritellyt osallistujat. Osallistujalla tarkoitetaan SAMK ja ulkopuolista hankkeen kohderyhmään kuuluvaa henkilöä.
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		voa + 5v
	Yhteystiedot		voa + 5v
	Tehtävänimike		voa + 5v
	Työnantaja tai edustettava organisaatio		voa + 5v
	Ravintorajoitukset (mikäli hankkeeseen liittyy tapahtumia)		hävitetään tapahtuman jälkeen
	Tarkennuksia voidaan ilmoittaa hankekohtaisesti
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Hankkeen rahoittajille luovutetaan hankkeesta riippuen mm. tapahtumien osallistujalistat. Tapahtumien järjestäjäkumppaneille luovutetaan tarjoilun ja tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot, nämä tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida
Selite	voa = voimassaoloaika, eli tässä tapauksessa hankkeen kesto

 

Rekisterin nimi	Henkilöstörekisteri
Yhteyshenkilö	Jari Lahti Henkilöstöpäällikkö	jari.lahti@samk.fi +358 44 710 3130
Käsittelyn peruste	Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen Yleinen etu ja julkinen valta Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Käsittelyn tarkoitus	Käyttäjätunnuksen muodostamiseen. Käyttäjätunnuksella hoidetaan pääsynhallintaa korkeakoulun omiin järjestelmiin, muiden korkeakoulujen ja yliopistojen järjestelmiin sekä muihin valtakunnallisiin sovelluksiin. Käyttäjätunnuksella erotellaan nimikaimat toisistaan eri järjestelmissä mm. käyttöoikeuksia annettaessa. Palkanmaksun, lomien ja työmatkojen hallinnointiin Kehityskeskusteluihin ja osaamiskartoitukseen Opetuksen järjestämiseen Opintojaksopalautteen käsittelyyn Opintosuoritusten hallinnointiin Tilastointiin sekä viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtäviin Hankintoihin ja laskujen tarkistukseen ja maksatukseen
Rekisteröityjen ryhmät	Sopimussuhteessa oleva henkilöstö
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Pysyvä
	Valokuva		voa + 2v
	Henkilötunnus		Pysyvä
	Yhteystiedot		Pysyvä
	Läsnä/poissaolotiedot		Pysyvä
	Koulutustiedot		Pysyvä
	Opetukseen ja työhön liittyvät tiedot, titteli		Pysyvä
	Opintojaksopalaute		2v
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	OKM:n KOTA -tilastointikantaan siirretään henkilön tietoja kerran vuodessa, (henkilötunnus, koulutustieto, opettajien pätevyydet, henkilötyövuosi, ohjauksen ala, tiedot julkaisuista) Rekrytointiin liittyviä tietoja OKM:lle Työterveyshuolto, ks. työterveyshuollon tietosuojaseloste https://www.mehilainen.fi/rekisteriselosteet
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Poikkeuksena henkilökuntavaihtoon lähtevien henkilöiden nimi ja sähköpostitiedot toimitetaan vastaanottavaan korkeakouluun.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida
Selite	voa = voimassaoloaika, eli tässä tapauksessa työsuhteen kesto

 

Indego exoskeletonin hyödyntäminen kuntoutuksessa - Käyttökokemukset sekä vaikutukset kävelyyn ja toimintakykyyn

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

Olet osallistumassa Satakunnan ammattikorkeakoulun tekemään tutkimukseen.
Tämä seloste kuvaa, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.

Tähän tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Voit myös halutessasi keskeyttää osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

 

1.     Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Satakunnan ammattikorkeakoulu
Osoite: Satakunnankatu 23, 28101 Pori

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: Taina Jyräkoski
Osoite: Satakunnankatu 23, 28101 Pori
Puhelinnumero: 044 710 3228
Sähköpostiosoite: taina.m.jyrakoski@samk.fi

 

2.     Kuvaus tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tutkimuksessa tutkitaan robotti-avusteisen kävelyharjoittelun vaikutuksia kuntoutujilla sekä kuntoutujien käyttökokemuksia. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti kyseessä olevan tutkimuksen tekemiseksi ja lähtötilanteen kartoittamiseksi. Henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen, eikä henkilötiedot ole nähtävillä työn lopullisessa raportissa.

 

3.     Tutkimuksen tutkija tai vastaava ryhmä

Nimi: Exoskeleton työryhmä
Osoite: Satakunnankatu 23, 28130 Pori
Puhelinnumero: 044 710 3228 / Taina Jyräkoski
Sähköpostiosoite: taina.m.jyrakoski@samk.fi

 

4.     Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Satakunnan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava on Osmo Santamäki. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuojavastaava@samk.fi

 

5.     Tutkimuksen tai kehittämistyön suorittajat

Tutkimuksen suorittajat ovat teknologiaosaamisalueen exoskeleton-työryhmän exoskeleton erityisosaajat.

 

6.     Tutkimuksen aihe ja kesto

Tutkimuksen nimi: Indego exoskeletonin hyödyntäminen kuntoutuksessa – käyttökokemukset sekä vaikutukset kävelyyn ja toimintakykyyn

Kertatutkimus

Henkilötietojen käsittelyn kesto:
Henkilötietoja voidaan käsitellä tutkimuksen toteutuksen ajan vuosina 2020-2021 tai DigiHealth hankkeen loppuun asti.

 

7.     Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

tutkittavan suostumus

 

8.      Mitä tietoja keräämme ja tallennamme

Henkilön yksilöintitiedoista kerätään ja tallennetaan nimi, syntymävuosi ja mahdollisesti yhteystiedot. Muita kerättäviä tutkimustietoja ovat henkilön toimintakykyyn liittyvät tekijät, kävelykyvyn testaustulokset, käyttökokemukset ja elektronisilla sensoreilla mitattavat tiedot.

 

A.    Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:
Terveys

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaan arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan oikeusperusteeseen:

Tutkittavan/osallistujan suostumus

 

9.     Mistä henkilötietoja kerätään

Henkilötiedot ja toimintakykyyn sekä terveyteen liittyvät tiedot kerätään osallistujilta haastattelemalla, kyselyillä ja kävelykyvyn sekä vartalonhallinnan testeillä. Pienillä sensoreilla, puettavilla tai ilman kontaktia toimivilla, toteutetaan kävelyanalyysi, unen seuranta ja tutkitaan vartalonhallintaa.

 

10. Tietojen siirto tai luovuttaminen muille

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta muille tahoille.

 

11. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

 

12. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

 

13. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Manuaalisen aineiston suojaaminen: aineisto säilytetään SAMK:ssa lukollisessa tilassa, johon vain vastuututkijoilla on pääsy

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
käyttäjätunnus ja salasana

Suorien tunnistetietojen käsittely:
Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa

 

14. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen tai kehittämistyön päättymisen jälkeen

Tutkimusrekisteri tai muu rekisteri arkistoidaan ilman tunnistetietoja

Aineisto arkistoidaan SAMK:n tietojärjestelmään ja mahdollisesti siirretään pitkäaikaissäilytykseen kansalliseen järjestelmään

 

15. Mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä/tutkittavana on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa, johon voi ottaa yhteyttä on Taina Jyräkoski

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla)
Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeuksista poikkeaminen
Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Name of data file	International Mobility
Person responsible for data file	Riitta Rissanen	riitta.rissanen@samk.fi +358 44 710 3000
Lawfulness of processing	Processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
Purpose of processing personal data	Administrative tasks. Planning and developing of international activities. Listing of incoming and outgoing students, teachers and other staff members for the purpose of allocating and monitoring mobility grants reports statistics archives
Categories of data subjects	Exchanging students, exchanging personnel, staff representatives on applications and contact persons for university colleges. Appliers for a grant and grantees.
Content of data file	Categories of data		Retention
	PERSONAL INFORMATION surname, first names personal ID, date of birth gender contact details: home address, telephone, telephone, email nationality mother tongue field of study, degree programme, specialization degree title organisation, unit type of education (Bachelor, Master) number of study years completed before exchange bank account number contact person		6 years
	EXCHANGE INFORMATION type and level of exchange timing and duration exchange destination and country exchange programme amount of grant exchange reportYhteystiedot		6 years
	AGREEMENT INFORMATION duration contracting parties name and country of institution exchange programme agreement’s field of study types and number of persons contact person		6 years
Regular sources of data	Basic information for students of SAMK is extracted from the student administration system. Other information is gathered from users as they fill in the information in the system.
Regular disclosure of data	The Ministry of Education and Culture: data is submitted annually for the national database Vipunen. Finnish National Agency for Education: data is submitted twice a year regarding activities financed by EU’s Erasmus+ Programme. With the consent of the person entered in the data file, the university may disclose contact information for selected purposes which promote studies.
Automated processing	Decisions based solely on automated processing, including profiling are not used

 

Rekisterin nimi	Kameravalvonnan rekisteri
Yhteyshenkilö	Tero Hämäläinen Kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö	tero.hamalainen@samk.fi
Käsittelyn peruste	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Käsittelyn tarkoitus	Videovalvontajärjestelmän käyttö on tarpeen Satakunnan ammattikorkeakoulun hallintaa ja toimintaa varten. työntekijöiden ja/tai muiden työantajan tiloissa olevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen omaisuuden suojaaminen tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen sekä edellä mainittuja vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
Rekisteröityjen ryhmät	Satakunnan ammattikorkeakoulun kampuksilla tai kampusten välittömässä läheisyydessä liikkuneet henkilöt
Tietoryhmät	Tietoryhmä	Säilytysaika
	Videokuvatallenne	n. 1kk viranomaisille siirretyn aineiston säilytysaika määräytyy viranomaisen tietosuojaperiaatteiden mukaan
Tietolähteet	Kameravalvontalaitteisto
Tietojen saatavuus ja luovuttaminen	Sisäinen turvallisuushenkilöstö ja ulkopuoliset vartijat Videotallenteet ovat ainoastaan sisäisen turvallisuushenkilöstön saatavilla. Suora videoaineisto on lisäksi työssä olevien vartijoiden, myös ulkopuolisen turvallisuushenkilöstön, ulottuvilla.Tietosuojakoulutus Kaikille uusille henkilöstön jäsenille, myös ulkopuolisille vartijoille, joilla on pääsyoikeudet, annetaan tietosuojaa koskeva koulutus. Kaikki rekisteriä käsittelevät henkilöt, mukaan luettuna ulkopuolinen turvallisuushenkilöstö, allekirjoittavat vaitiololupauksen.
Vastaanottajien ryhmät	Viranomaiset, tutkintaa varten
Rekisterin suojauksen periaatteet	Videovalvontajärjestelmän ja henkilötietojen suojaamiseksi on toteutettu useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Muun muassa on toteutettu seuraavat toimenpiteet: Tallennettujen kuvien säilyttämiseen tarkoitetut palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa, jotka on varustettu fyysisin turvatoimin; verkkoa turvaavat palomuurit suojaavat loogista verkkoaluetta; tietoja sisältävät päätietojärjestelmät ovat murtosuojattuja. Niin ulkoinen kuin sisäinenkin rekisteriä käsittelevä henkilöstö allekirjoittaa vaitioloa ja luottamuksellisuutta koskevat lupaukset. Käyttäjille myönnetään pääsyoikeus ainoastaan niihin tietoihin, joita he ehdottomasti tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseksi. Vain rekisterinpitäjän tähän tarkoitukseen erityisesti nimeämä järjestelmävastaava voi myöntää, muuttaa tai peruuttaa pääsyoikeuksia.
Tiedottaminen	Ilmoitukset SAMKin rakennusten sisäänkäynneillä Ilmoituksissa kerrotaan yleisölle videovalvonnasta ja annetaan tärkeää tietoa tietojen käsittelystä. Ilmoituksia on kaikkien rakennusten sekä pysäköintihallien sisäänkäynneillä. Julkaisu internetissä Käsillä oleva asiakirja on julkinen versio kameravalvonnan tietosuojailmoituksesta. Se on julkaistu SAMKin internetsivuilla
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

Rekisterin nimi	Kirjaston asiakasrekisteri
Yhteyshenkilö	Jussi Kärki Kirjastopäällikkö	jussi.karki@samk.fi +358 44 710 3051
Käsittelyn peruste	Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Käsittelyn tarkoitus	Kirjaston asiakassuhteen hoitaminen Tilastointi
Rekisteröityjen ryhmät	Kirjaston asiakkaat
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimi		Asiakkuuden ajan
	Henkilötunnus		Asiakkuuden ajan
	Osoite		Asiakkuuden ajan
	Puhelin		Asiakkuuden ajan
	Sähköposti		Asiakkuuden ajan
	Kirjastokortin numero		Asiakkuuden ajan
	Tunnistautumistiedot		Asiakkuuden ajan
	Tiedot asiakkaan lainaamasta aineistosta		Aineiston palautuksesta 360 vrk ajan
	Tiedot aineistovarauksista		Asiakkuuden ajan
	Tiedot maksuista		Asiakkuuden ajan
	Tieto lainauskiellosta		Kiellon ajan
	Tilastointiryhmä lainauksen tilastointiin		Asiakkuuden ajan
	Asiakasryhmä lainausoikeuksien määrittelyä varten		Asiakkuuden ajan
	Asiakastietojen voimassaoloaika		Asiakkuuden ajan
	Huomautukset		Huomautuksen tarpeen ajan
	Määrälliset laskurit lainaustoiminnasta		Asiakkuuden ajan
Tietolähteet	Opiskelijarekisterin sisältämät opiskelijoiden yhteystiedot Asiakkaan ilmoittamat tiedot Kirjaston toiminnassa tallentuvat tiedot Henkilöstön tallentamat tiedot
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja siirtyy kirjaston asiakasrekisteristä kirjaston Finna-asiakasliittymään, kun asiakas kirjautuu palveluun. Tietoja siirtyy asiakasrekisteristä kirjaston Finna-asiakasliittymään ja Paytrail Oyj:lle, kun asiakas maksaa Finnassa verkkomaksun. Henkilö- ja maksutietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiöön. P.V.Supa Oy ja Mikro-Väylä Oy, kirjastoautomaatio
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole.
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida.

 

Rekisterin nimi	Markkinointirekisteri
Yhteyshenkilö	Jani Wahlman Viestintäpäällikkö	jani.wahlman@samk.fi +358 44 710 3987
Käsittelyn peruste	Rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	Koulutusten markkinointi Tapahtumista tiedottaminen Tapahtumien markkinointi SAMKin uutiset
Rekisteröityjen ryhmät	Yhteistyökumppanit, opinto-ohjaajat, uutiskirjeen tilanneet
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Tiedot poistetaan, jos suostumus perutaan.
	Yhteystiedot		Tiedot poistetaan, jos suostumus perutaan.
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja ei luovuteta edelleen.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

 

Rekisterin nimi	Opiskelija- ja opintorekisteri
Yhteyshenkilö	Janne Santala Opiskelijapalveluiden päällikkö	janne.santala@samk.fi +358 44 710 3012
Käsittelyn peruste	Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen Yleinen etu ja julkinen valta Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Käsittelyn tarkoitus	Opiskelijasuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (henkilötietolaki 8. § sekä am-mattikorkeakoululaki 351/2003). Opiskelijan opintojen seurantaan ja läsnäolotietojen seurantaan (opintotukilaki 65/1994 lisäyksineen 41§). Tilastointiin sekä viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtäviin (henkilötietolaki luku 4). Kansallisarkiston päätös 15.9.2017 Käyttäjätunnuksen muodostamiseen. Käyttäjätunnuksella hoidetaan pääsynhallintaa korkeakoulun omiin järjestelmiin, muiden korkeakoulujen ja yliopistojen järjestelmiin sekä muihin valtakunnallisiin sovelluksiin. Käyttäjätunnuksella erotellaan nimikaimat toisistaan eri järjestelmissä mm. käyttöoikeuksia annettaessa. Opiskelijoiden tukipalveluihin Opiskelijoiden yhteydenottokanavien ylläpitoon (esim. sähköposti) Korkeakoulun tarjoamien palvelujen käyttämiseen Oppimisen ohjaukseen Korkeakoulun koulutustoiminnan laadun kehittäminen ja varmistaminen Kirjaston asiakassuhteen hoitaminen Tietoja käytetään oppimis- ja opintoanalytiikan datan tuottamiseen Tenttiakvaarion valvontakameroiden tallenteiden seuranta vilppitapausten ehkäisyyn ja selvittelyyn Koulutusmarkkinointiin
Rekisteröityjen ryhmät	Opiskelijat
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Pysyvä
	Henkilötunnus		Pysyvä
	Yhteystiedot		Pysyvä
	Läsnä/poissaolo ilmoittautumistiedot, suoritustiedot sekä pohjakoulutustiedot		Pysyvä
	Opiskelijoiden opinto-oikeus-, valmistumis-, erotiedot ja HOPS:ien tiedot. Opintojen hyväksi luvut ja vapautukset		Pysyvä
	Nimettömät opintojaksopalautteet		Pysyvä
Tietolähteet	Opetus- ja kulttuuriministeriön sekä opetushallituksen ylläpitämästä opntopolku.fi -sivustolta saadaan opiskelijoiksi hyväksyttyjen opiskelijoiden etu- ja sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, pohjakoulutus sekä yhteystiedot. Opiskelijoiden tallentamat yhteystiedot Opettajien arvioinnit. Opiskelijoiden ilmoittamat lukuvuoden läsnä/poissaolotiedot sekä yhteystietojen ylläpito. Opintotoimistojen merkinnät, kuten valmistumiseen ja eroamiseen liittyvät tiedot Opiskelijoiden anonyymisti antamat palautteet
Vastaanottajien ryhmät	Säännönmukaiset tietojen luovutukset muille viranomaisille Suomessa. Virta Tietovarantoon (opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu) tallennetaan (HE 44/2012): tutkintotietoja sekä opintosuorituksia ja niiden arvosanoja koskevia tietoja tutkintoon -johtavasta että tutkintoon johtamattomasta koulutuksesta. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan opiskelijatiedot eli tiedot henkilöistä ja heidän opiskeluoikeuksistaan sekä ilmoittautumisestaan läsnä- tai poissaolevaksi opiskelijaksi. Opiskelijatiedot tallennetaan tutkintoon johtavasta koulutuksesta. Virta-tiedonsiirrosta tietoja siirtyy: KELA: Opintotukilain mukainen kaikkien opiskelijoiden läsnäolotietojen luovutus kansaneläkelaitoksen opintotukikeskukseen tapahtuu kerran kuukaudessa (Opintotukilaki 65/1994 lisäyksineen 41 §). KELA: Opintotukea saavien opiskelijoiden opintojen seurantatiedot toimitetaan kansaneläkelaitoksen opintotukikeskukseen vuosittain 31.7. tilanteen mukaan lokakuussa (Opintotukilaki 65/1994 lisäyksineen 41 §) TILASTOKESKUS: Henkilöpohjaisena 20.9. –päivän opiskelijamäärätilanne syyskuussa sekä tammikuussa 1.1.-31.12 välisenä aikana suoritetut tutkinnot FIONA: Tilastokeskuksen etäkäyttöpalvelu tutkimusaineistojen käsittely-ympäristö tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija JOOPAS-konsortio: PURO –palvelu, opintosuoritustietojen sähköisen siirtopalvelu Arvo – opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu: Järjestelmää käytetään ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyn (AVOP) sekä uraseurantakyselyyn CALEIDON oy: Oppija näkee TUUDO-palvelussa VIRTA-opintotietopalveluun tallennetut, itseään koskevat tietonsa VALVIRA: opiskelu- ja tutkintotiedot University Admissions Finland –konsortio Omaopintopolku -palvelu. Opiskelija ja tutkinnon suorittanut voi tarkastella ja jakaa opintotietojaan. Maahanmuuttovirasto (MIGRI) YTHS: https://www.yths.fi/asiointi/tietosuojaseloste/  (Lakiperuste HE 188/2020 vp; EV 187/2020 vp) Työllisyysrahasto: Aikuiskoulutustukea saavat Digivisio: Opiskeluoikeus, suoritukset, lukukausi-ilmoittautuminen. Digivision palveluihin. EMREX: korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustietojen vaihto korkeakoulujen välillä. Kansainvälisten opiskelijoiden asiointia varten tarvittavien tietojen luovutus Porin YH-asunnoille ja sosiaali- ja terveysviranomaisille Turnitin: Etu- ja sukunimet, sähköpostiosoite Tiedot luovutetaan sähköisenä tallenteena
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Poikkeuksena opiskelijavaihtoon lähtevien opiskelijoiden nimi ja sähköpostitiedot toimitetaan vastaanottavaan korkeakouluun  tai harjoittelupaikkaan.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

 

Rekisterin nimi	Palvelukeskus Soteekin rekisteri
Yhteyshenkilö	Riikka Tupala Palveluohjaaja	riikka.tupala@samk.fi +358 44 710 3486
Käsittelyn peruste	Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Suostumus: Asiakas allekirjoittaa henkilötietojen ja omien tietojen käsittelyluvan.
Käsittelyn tarkoitus	Palvelukeskus Soteekki on Satakunnan ammattikorkeakoulun ylläpitämä oppimisympäristö. Soteekissa opiskelijat suorittavat opetussuunnitelmaan sisältyvän työharjoittelujakson laajuudeltaan 5-10 opintopistettä. Palvelukeskuksessa suunnitellaan ja toteutetaan hyvinvointia tukevia palveluita opiskelijoiden toimesta, palveluohjaajien ja opettajien ohjauksessa. Palveluja voidaan tuottaa myös yhteistyössä julkisen, yksityisen sekä kolmannen sektorin toimijoiden kanssa. Palvelukeskus Soteekin palvelut sisältävät mm. lasten ja nuorten, työikäisten sekä ikääntyvien hyvinvoinnin tukemista ja edistämistä niin yksilö- kuin ryhmätasolla. Toimintojen yhteydessä kerätään asiakkaan tai asiakkaan huoltajan/edunvalvojan luovuttamia tietoja asiakkaasta. Kaikilta tietoja luovuttavilta asiakkailta otetaan kirjallinen suostumus tietojen käsittelyyn. Tietoja käytetään palvelujen turvallisuuden, luotettavuuden ja laadun varmistamiseksi. Tietoja käytetään asiakastietojen ylläpitoon laskutusta, rekisterin kehittämistä, virheen korjausta, maksukyvyn tarkistusta sekä yritystietojen oikeellisuuden tarkistamista varten sekä asiakassuhteiden hoitoa, tiedottamista (esimerkiksi muutokset palvelussa) ja Rekisterinpitäjän tarjoamien muiden palveluiden markkinointia ja toiminnan esittelyä varten. Yhteydenotot tapahtuvat puhelimitse, kirjepostilla tai sähköpostitse. Asiakkaan luovuttaessa tietoja informoidaan tiedot rekisterin pitäjästä (nimi ja yhteystiedot), kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, tiedot säännönmukaisista henkilötietojen luovutuksista sekä tiedot tiedon luovuttajan oikeuksista. Asiakkaalla on oikeus: • saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä • saada pääsy tietoihin • oikaista tietoja • poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi) • rajoittaa tietojen käsittelyä • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröityjen ryhmät	Palvelukeskus Soteekin asiakkaat.
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		voa + 2v
	Henkilötunnus		voa + 2v
	Yhteystiedot		voa + 2v
	Palvelun tarve-, suunnittelu-, toteutus- ja arviointitiedot		voa + 2v
Tietolähteet	Tiedot saadaan asiakkaalta, palvelun tilaajalta tai asiakkaan huoltajalta/edunvalvojalta. Tietolähteenä on lisäksi palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä muodostuneet tiedot. Tietoja luovuttava henkilö allekirjoittaa tietojen käsittelyluvan.
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaalle itselleen ja asiakkaan kirjallisella suostumuksella kolmannelle taholle.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida
Selite	voa = voimassaoloaika, eli tässä tapauksessa asiakassuhteen kesto

 

Name of data file	SAMK EduTravel Client register (updated 10.3.2022)
Contact person	Maaria Berg, Manager of SAMK EduTravel	maaria.berg@samk.fi / edutravel@samk.fi; tel. 044 710 3351
Cause for handling	necessary to complete agreement, consent to data gathering
Purpose of handling	Event & Trips participants registrations, international cooperation, company cooperation, national and local cooperation, marketing in different channels
Groups registered	Co-operation partners and their customers
Information groups	Information group		Storage time
	First and last name(s)		10 years
	Social security number		10 years
	Contact information		10 years
	Information regarding tuition and work, title		10 years
	Photographs of events		5 years (due lack of marketing photos of travel groups after 2020 /Covid-19_removed until next travel group photos on 2023?+ 2 years, by 2025)
			Information based on consent will be removed if consent is cancelled
Information sources	Person self / photographer /B2B customer /co-operator
Groups of receivers	KOTA statistics by Ministry of Education and Culture receive information on international visitors once a year
Data transfer outside EU/ETA	Data is not disclosed outside EU/ETA
Automatic decision-making	No automatic decision-making
Profiling	No profiling of registered

 

SomeBody® tietosuojaseloste

Rekisterin nimi	Testbed asiakasrekisteri
Yhteyshenkilö	Mervi Vähätalo Testbed koordinaattori, lehtori	mervi.vahatalo@samk.fi +358 44 710 3983
Käsittelyn peruste	Rekisteröidyn suostumus
Käsittelyn tarkoitus	Hyvinvointiteknologiaan ja testbed toimintaan liittyvistä tapahtumista viestiminen Testbed toiminnasta tiedottaminen (esim. yritysyhteistyö, kansainvälinen ja kansallinen yhteistyö) Palautteen keräämiseen
Rekisteröityjen ryhmät	Teknologiayritykset, Sote-toimijat
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		10 v
	Henkilötunnus		10 v
	Yhteystiedot		10 v
	Opetukseen ja työhön liittyvät tiedot, titteli		10 v
	Tapahtumien valokuvat		2 v
			Tiedot, jotka perustuvat suostumukseen, poistetaan, jos suostumus perutaan.
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	SAMKin lisäksi tietoja luovutetaan Satakunnan testbed koordinaatioryhmässä toimiville organisaatioille
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

Tunnistettu uusi rekisteri.

Rekisterin nimi	Tiedolla johtamisen tietovaranto
Yhteyshenkilö	Jari Iisakkala	jari.iisakkala@samk.fi +358 44 710 3801
Käsittelyn peruste	Oikeutettu etu
Käsittelyn tarkoitus	Edistää SAMKin tavoitetta kasvattaa tutkintomääriä ja muita rahoituksemme perustana olevien suoritteiden kertymistä sekä parantaa opiskelijoiden ohjausta ja tämän tiedon jakelua asianosaisille SAMKin sisällä. Saada seurantatietoa opiskelijoiden suorituksista, jotta voidaan koostaa yhteenvetoraportteja. Helpottaa opettajatutoreiden ja OPOjen työtä ja tuottaa johdolle ja päälliköille arvokasta tietoa prosessien toimivuudesta.  Tässä analysoidaan LOKIssa (Peppi) olevaa dataa Azuren työkaluilla ja generoidaan raportteja MS PowerBI:ssä asianosaisten (SAMK henkilöstöä) katseltavaksi.
Rekisteröityjen ryhmät	Opiskelijat ja henkilökunta
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		5v
	Sähköpostiosoite		5v
	Yhteystiedot		5v
	Läsnä/poissaolo ilmoittautumistiedot, suoritustiedot sekä pohjakoulutustiedot		5v
	Opiskelijoiden opinto-oikeus-, valmistumis-, erotiedot ja HOPS:ien tiedot. Opintojen hyväksiluvut ja vapautukset		5v
	Henkilökunnan opetukseen liittyvät tiedot, roolit		Pysyvä
Tietolähteet	Loki
Vastaanottajien ryhmät	Tietoja ei luovuteta SAMKin ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida

Tämä ohje on sovellettavissa SAMKin henkilöstön tekemään Tutkimus- ja kehittämistoimintaan ja SAMKin opiskelijoiden opinnäytetöihin

Alla oleva teksti tiedostomuodossa

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

• Henkilöstö käyttää: Olet osallistumassa Satakunnan ammattikorkeakoulun tekemään tutkimukseen tai kehittämistoimintaan.
• Opiskelija käyttää: Olet osallistumassa Satakunnan ammattikorkeakoulun opintoihin kuuluvan opinnäytetyöhön liittyvään tutkimukseen/selvitykseen tms.

Tämä seloste kuvaa, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.

Tähän tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Voit myös halutessasi keskeyttää osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

 

1.    Tutkimuksen, kehittämistoiminnan tai opinnäytetyön rekisterinpitäjä

Henkilöstö käyttää:

Satakunnan ammattikorkeakoulu

Osoite: Satakunnankatu 23, 28101 Pori

Opiskelija käyttää, jos ei kerää aineistoa SAMKin käyttöön:

Opiskelija:

Osoite:

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa: (henkilö, johon tutkittavat voivat olla yhteydessä tutkimukseen liittyvistä tietosuoja-asioista)

Nimi:

Osoite:

Puhelinnumero:

Sähköpostiosoite:

 

[Jos rekisterinpitäjiä on monta, mainitse tässä myös muut rekisterinpitäjät.]

2. Kuvaus tutkimuksesta tai muusta selvityksestä ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus kertoo, minkä tutkimuksen tekemiseksi henkilötietoja käsitellään. Kuvaa niin, että tutkittava ymmärtää, millä tavalla hänen tietojaan käsitellään. Tekstin tulee olla ymmärrettävää ja kohderyhmälle saavutettavaa.

 

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen tai kehittämistoiminnan osapuolet ja vastuunjako (voit poistaa tämän, ellei ole yhteistyöhanke)

 Jos kyseessä on useamman tahon (organisaation/osaston tai opiskelijan) yhteishanke, kuvaa tässä osapuolten vastuunjako henkilötietojen käsittelyn suhteen.

 Jos tutkimusta yhdessä tekevät organisaatiot käsittelevät tutkimuksessa samoja henkilötietoja ja määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä.

 Useamman organisaation osallistuessa aineistonkeruuseen on silloin kyse yhteisrekisterinpitäjistä, voit käyttää tekstiä alla:

 Kohdassa 1 luetellut organisaatiot tai muut tahot toimivat tässä tutkimuksessa yhteisrekisterinpitäjinä, eli ne määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

 Tutkittavat voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi alla olevalle yhteyshenkilölle:

[yhteyshenkilön tiedot]

Yhteyshenkilö välittää tarvittaessa pyynnön myös muille yhteisrekisterinpitäjinä toimiville organisaatioille tai muille tahoille.

 

4. Tutkimuksen tai kehittämistoiminnan vastuullinen tutkija tai vastaava ryhmä tai opinnäytetyön tekijä

Vastuullinen tutkija/opinnäytetyön tekijä on rekisterinpitäjän määräämä henkilö tai opiskelija on itse rekisterin pitäjä, joka vastaa tutkimuksen toteuttamisesta. Voidaan nimetä myös vastaava ryhmä.

Nimi:

Osoite:

Puhelinnumero:

Sähköpostiosoite:

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Satakunnan ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava on Osmo Santamäki. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuojavastaava@samk.fi

6. Tutkimuksen tai kehittämistyön suorittajat

Tähän kirjataan kaikki ne, joilla on tutkimuksen tai kehittämistoiminnan kuluessa oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Ei ole tarpeen listata yksittäisiä henkilöitä, vaan ne voi mainita ryhminä esim. Opinnäytetyön tekijät, Työvoiman toimikyvyn tukeminen – tutkimusryhmän tutkijat, x-hankkeen tutkijat

7.  Tutkimuksen tai kehittämistyön aihe ja kesto/Opinnäytetyön aihe ja kesto

Tutkimuksen/kehittämistyön nimi: [nimi]

Opinnäytetyön nimi: [nimi]

Kertatutkimus                               Seurantatutkimus

Henkilötietojen käsittelyn kesto:

Jos tarkka kesto on tiedossa, se ilmoitetaan tässä. Jos ei, tässä kerrotaan, miten käsittelyn kesto määräytyy.

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

Käytännössä tieteellisessä tutkimuksessa käsittelyperuste on lähes aina joko tutkittavan suostumus tai yleisen edun mukainen tieteellinen tai historiallinen tutkimus. Jos et ole varma käsittelyperusteesta, ota yhteyttä tutkimusetiikan tukeen tutkimusetiikka@samk.fi

 tutkittavan suostumus

rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö:

tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi

tutkimusaineistojen arkistointi

rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen

mikä oikeutettu etu on kyseessä:

9. Mitä tietoja keräämme ja tallennamme

Tässä kerrotaan ne tiedot tai tietotyypit, jotka tutkittavasta/rekisteröidystä kerätään ja tallennetaan. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (nimi, syntymäaika, yhteystiedot) samoin muut tutkimustiedot eritellään. Voidaan käyttää erillistä liitettä, jos yksilöintitietoja on paljon.

A.   Arkaluonteiset henkilötiedot

Tarkenna kerätäänkö ja tallennetaanko arkaluonteisia tietoja.

Tutkimuksessa/kehittämistoiminnassa tai opinnäytetyössä ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

 TAI

Tutkimuksessa/kehittämistoiminnassa tai opinnäytetyössä käsitellään seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:

Rotu tai etninen alkuperä

Poliittiset mielipiteet

Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus

Ammattiliiton jäsenyys

Geneettiset tiedot

Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten

Terveys

Luonnollisen henkilön seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaan arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan oikeusperusteeseen:

Tutkittavan/osallistujan suostumus

Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus

Tutkittava/osallistuja on saattanut käsiteltävät arkaluonteiset tiedot julkisiksi

Muu peruste (mikä?):

Tutkimuksessa tai kehittämistyössä käsitellään rikostuomiota tai rikkomuksia koskevia tietoja.

10. Mistä henkilötietoja kerätään

Tähän kuvataan se, mistä tallennettavat tiedot saadaan.

11. Tietojen siirto tai luovuttaminen muille

Tässä kerrotaan se, siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja säännönmukaisesti muille. Mitä tietoja luovutetaan, mihin niitä luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu. Tähän kuvataan myös mahdollinen henkilötietojen siirto henkilötietojen käsittelijälle (esim. alihankkija).

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jos ei siirretä, merkitse Ei siirretä

Jos siirretään, yksilöi tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste, joka mahdollistaa tietojen siirron (esim. 45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä / 47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt / 46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet / 49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä).

 Jos mahdollista, tietoihin tulisi sisällyttää linkki käytettyyn asiakirjaan tai tiedot siitä, missä ja miten tiedot kyseisestä asiakirjasta ovat saatavilla.  

 Suojakeinoista yleisin on komission vakiosopimuslausekkeet (asetuksen 46 artiklan 2 kohta), ks.  https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en

13. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

Tieteelliseen tutkimukseen ei yleensä liity automaattisia päätöksiä (esim. profilointia), joilla voi olla tutkittaviin oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.

14. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Manuaalisen aineiston suojaaminen: ___

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

käyttäjätunnus    salasana    käytön rekisteröinti     kulunvalvonta

muu, mikä:

Suorien tunnistetietojen käsittely:

Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa

Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska (peruste suorien tunnistetietojen säilyttämiselle):

15. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen tai kehittämistyön päättymisen jälkeen

Tutkimusrekisteri tai muu rekisteri hävitetään

Tutkimusrekisteri tai muu rekisteri arkistoidaan:

ilman tunnistetietoja   tunnistetiedoin

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa: ___

16. Mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä/tutkittavana on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa, johon voi ottaa yhteyttä on ilmoita kohdan 1 vastuutaho

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
2. peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
3. vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
4. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
5. henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

1. kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
2. käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla)

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

 

 

Rekisterin nimi	Työnhakijarekisteri
Yhteyshenkilö	Jari Lahti Henkilöstöpäällikkö	jari.lahti@samk.fi +358 44 710 3130
Käsittelyn peruste	Oikeutettu etu, joka perustuu SAMKin ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa SAMKin työpaikkaa.
Käsittelyn tarkoitus	Rekrytointitoimenpiteiden toteuttaminen ja hallinnointi; hakemusten käsitteleminen; työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen; sekä työnhakuun ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito.
Rekisteröityjen ryhmät	SAMKista töitä hakevat henkilöt
Tietoryhmät	Tietoryhmä		Säilytysaika
	Etu- ja sukunimet		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Syntymäaika		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Yhteystiedot		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Koulutus ja kokemustaidot: Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, ammatti, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu, suosittelijat		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
	Työnhakuun ja rekrytointiin liittyvät muut tiedot, sekä työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot.		Hakuvuosi + 2v, valitun osalta voa + 5v
Tietolähteet	Henkilöltä itseltään
Vastaanottajien ryhmät	Rekrytointiin liittyviä tilastotietoja OKM:lle
Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko	Automaattista päätöksentekoa ei ole
Profilointi	Rekisteröityjä ei profiloida
Selite	voa = voimassaoloaika, eli tässä tapauksessa työsuhteen kesto

Tietosuojaseloste, Whistleblowing-ilmoituskanava

 

Yhteyshenkilö

Jari Lahti
Henkilöstöpäällikkö
jari.lahti@samk.fi
+358 44 710 3130

Käsittelyn peruste

Oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Tietosuoja-asetus 6 artikla, 1 kohta, c alakohta). Velvoitteesta säädetään unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetussa Euroopan unionin direktiivissä (EU 2019/1937) sekä laissa 1171/2022 Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, jolla direktiivi pannaan kansallisesti täytäntöön. Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen nimellään, mutta siten, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia muita suoria tunnistetietoja, kuten osoitetietoja tms.

Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla, 1 kohta, a) alakohta).

Käsittelyn tarkoitus

Käsitellään Satakunnan ammattikorkeakoulun ilmoituskanavalla lähetettyjä ja kanavalla vastaanotettuja tietoja ilmoitusten tarkoittamien väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi ja ilmoituksiin vastaamiseksi. Väärinkäytösepäilyn selvittäminen saattaa edellyttää henkilöiden kuulemista, kuulemisten/selvitysten dokumentointia, päätöksiä selvityksen johdosta tehtävistä toimenpiteistä. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta jäljempänä yksilöidyn direktiivin (EU 2019/1937) asettamat velvoitteet väärinkäytösepäilyjen selvittämisestä voidaan täyttää.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat:

• ilmoitusten käsittelijöiden etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus
• ilmoitusten jättäjien ei tarvitse ilmoittaa nimitietojen lisäksi muita suoria tunnistetietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.
• väärinkäytösepäilyä selvitettäessä voidaan kuulla henkilöitä, jotka ovat olleet osallistuneet väärinkäytösepäilyn tarkoittamaan toimintaan
• käsiteltäviä henkilötietoja ovat lähtökohtaisesti etu- ja sukunimet sekä yhteystiedot. Ilmoitettu väärinkäytösepäily saattaa edellyttää myös muiden henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietoja säilytys:

• ilmoitukset poistetaan ilmoituskanavapalvelusta tietoturvallisesti yhden vuoden säilytysajan jälkeen, jonka jälkeen ilmoitusta säilytetään ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmässä.
• Jos tallennetuille tiedoille ei ole lakisääteistä säilytysaikaa, säilytysajat ilmoituksille ja ilmoituksen käsittelyssä syntyneille tiedoille määritellään luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttamisen ja todentamisen; vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisaikojen ja rikosoikeudellisten vanhentumisaikojen perusteella.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Ilmoittajan henkilötiedot nimen lisäksi saadaan ilmoittajalta, mikäli hän ne ilmoittaa
• kolmatta koskevat henkilötiedot saadaan ilmoittajalta ja niitä mahdollisesti täydentävät yhteystiedot rekisterinpitäjän tiedostoista, mikäli kyse on Satakunnan ammattikorkeakoulun henkilöstöstä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja vastaanottaa viranomainen, mikäli ilmoitus edellyttää väärinkäytösepäilyn ilmoittamista viranomaiselle, mahdollisesti ammattikorkeakoulun hallitus, esihenkilöt, henkilöstöhallinto ja asianosaiset.

Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen suojauksen periaatteet

Tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjän nimeämillä ilmoituskanavan käsittelijöillä. Ilmoituksiin annettavien vastausten edellyttäessä valmistelua se tapahtuu kanavan ulkopuolella, jolloin tietoihin pääsevät valmistelijoiksi nimetyt henkilöt. Pääsyä on rajattu käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeuksilla.

Automaattinen päätöksenteko

Automaattista päätöksentekoa ei ole.

Profilointi

Rekisteröityjä ei profiloida.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:

• saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
• tarkastaa itseään koskevat tiedot ja korjata virheelliset tai puuttuvat tiedot
• poistaa tietonsa (ei sovelleta, jos käsittelyperuste on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä)
• rajoittaa tietojensa käsittelyä
• vastustaa tietojensa käsittelyä, jos käsittelyperuste on yleinen tai oikeutettu etu
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, jos käsittelyperuste on suostumus tai sopimus
• peruuttaa antamansa suostumus
• henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskeva rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (rekisteröity voi sallia automaattisen päätöksenteon suostumuksellaan)

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä ilmoituksessa mainittuun yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavaan. Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista antavat yhteyshenkilö ja/tai tietosuojavastaava.

Jos henkilötietojen käsittely ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista ilman lisätietoja eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, niin oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavastaavan yhteystiedot on mainittu tietosuojailmoitusten sivuilla. Kaikki pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti.

HeadPower-portaalin asiakas- ja käyttäjärekisteri

HEAL tietosuojainformointi

Hyvinvointianalyysit

Kestävä keikkatyö -hankkeen (ESR) henkilörekisteri

Kotihoidon etähoito työntekijöiden hyvinvoinnin ja johtamisen näkökulmasta -tutkimuksen henkilörekisteri

Portmate.eu tietosuoja