Etsi

SAMKilainen kasvo: Sanna Mäenpää – voimanainen arkistonhoitajan vaatteissa

– Arkistonhoitajan työ voi olla välillä hyvin fyysistä. Stereotypinen käsitys heiveröisestä arkistotädistä ei välttämättä pidäkään paikkansa. Toki se vaatimus tulee sähköisessä maailmassa pikkuhiljaa muuttumaan, kertoo huhtikuussa työnsä aloittanut arkistonhoitaja Sanna Mäenpää.

10.8.2017 | Teksti: Petra O'Rourke | Kuva: Katri Väkiparta

Sanna Maenpaa

Työssään hän joutui heti alkuhetkillä tositoimiin – edessä oli Tiedepuiston ja Tiilimäen arkistojen siirto uudelle kampukselle. Muuttolaatikoiden määrä oli valtava ja tehtävä tuoreelle arkistonhoitajalle ponnistus. Yhteistyöllä siirrot saatiin lopulta toteutettua hienosti.

– Vasta jälkikäteen sitä ymmärtää, kuinka suuri työ tuli tehtyä, Mäenpää naurahtaa.

Alkutilanne SAMKin lähiarkistoissa oli lohdullinen: seulontatyötä oli jo aloitettu ja turhia asiakirjoja hävitetty. Arkiston vanhimmat asiakirjat olivat vuodelta 1899 ja ne luovutettiin muuton yhteydessä Porin kaupunginarkistoon. Osakeyhtiölle jääneellä arkistolla ei ole vielä suurta historiallista merkitystä – vanhimmat pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat pääasiassa 90-luvun alun tutkintotodistusjäljennöksiä. Nyt Mäenpää keskittyy arkiston järjestämiseen ja luettelointiin, jotta tiedonhaku olisi jatkossa mahdollisimman nopeaa ja vaivatonta.

– Työ vaatii tiivistä oloa arkistossa. Hiljaisessa arkistossa olon vastapainona kaipaan keskusteluja työkavereiden kanssa, hän kertoo.

 

”Näkymätön” sähköinen tieto vaatii osakseen erityistä huomiota.

 

Tiedonohjaussuunnitelmien avulla kohti organisoitua arkistointia

Digitalisaation edistäminen edellyttää tulevaisuudessa paperiaineiston digitointia ja sähköisen arkistoinnin ohjausta. Toiminnassa syntyvien asiakirjojen eheys ja luotettavuus varmistetaan ajantasaisella tehtäväluokituksella ja tiedonohjaussuunnitelmilla, joissa määritetään muun muassa asiakirjojen säilytysajat ja käyttäjäryhmät. Muutoksessa on avainasemassa koko SAMKin henkilökunta, eli kaikki, jotka työssään tuottavat jonkinlaista aineistoa.

– Asiakirjahallinnon kehittämisessä yhteistyö on tärkeää. Jokainen SAMKin työntekijä on oman tehtävänsä asiantuntija, Mäenpää huomauttaa ja lisää, että ”näkymätön” sähköinen tieto vaatii osakseen erityistä huomiota.

– Paperinen asiakirja sisältää paljon muutakin kuin tietosisällön. Paperia ja sen kuntoa voi konkreettisesti tarkastella ja juuri ulkoisten ominaisuuksiensa perusteella se on voinut olla helposti muistettavissa ja tunnistettavissa. Sähköisesti säilytettävästä asiakirjasta tätä lisätietoa ei saa. Sen sijaan tehtävätason kuvailulla ja muilla asiakirjallisilla metatiedoilla on suuri merkitys.

 

Olen todella tyytyväinen työhöni täällä SAMKissa. Kun opiskelijat taas palaavat taloon, tämä on eläväinen työpaikka.

 

Matka Kouvolasta Turun kautta Poriin

Kouvolasta kotoisin oleva Mäenpää on aina ollut kiinnostunut avoimesta viestinnästä ja tiedonkulusta. Ylioppilasvuoden jälkeen hän opiskeli Turussa kirjallisuutta ja mediatutkimusta ja päätyi miehensä perässä Poriin. Alan perustutkinnon hän suoritti Turun maakunta-arkistossa, silloisessa arkistolaitoksessa, ja valmistui tänä keväänä Tampereen yliopiston asiakirjahallinnan maisterikoulutuksesta.

– Asiakirjahallinnon asiantuntijuus vaatii nykypäivänä korkeakoulututkinnon tai muulla tavalla hankitun laaja-alaisen osaamisen. Ala kehittyy nopeasti ja tietojen päivittäminen on tärkeää, Mäenpää toteaa.

Elämä Porissa tuntuu olevan mallillaan, Mäenpää on perheineen juurtunut hyvin Uudenkoiviston maisemiin.

– Kaikki on nyt niin kuin pitääkin. Olen todella tyytyväinen työhöni täällä SAMKissa. Kun opiskelijat taas palaavat taloon, tämä on eläväinen työpaikka.

Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan tulevaisuudessa Mäenpää odottaa todistavansa lopullista murrosta.

– On hienoa päästä seuraamaan, kuinka paperiarkistot hiljalleen päättyvät ja työssä ja palveluissa siirrytään sähköiseen ja automatisoituun asiakirjahallintaan. Tunnen oloni etuoikeutetuksi.

10.8.2017 | Teksti: Petra O'Rourke | Kuva: Katri Väkiparta

Uusimmat

| SAMK

Porin-kampus taipuu tapahtumille

Porin-kampuksen Agora-sali ympäristöineen mahdollistaa kansainväliset konferenssit ja kansalliset seminaarit. Ne tarjoavat toimivat puitteet myös vaikkapa yhtiökokouksille, vuosijuhlille tai gaalaillallisille.

SAMK sosiaalisessa mediassa