| | SAMKiin saapuvasta vaihto-opiskelijan prosessi | Järjestelmä |
| 0. | Luodaan vaihto-opiskelijoiden koulutusohjelma, YPA:n KV-henkilö tekee OPSin, joka noudattaa ETC -opasta. Toimialojen KV- henkilöt informoivat koulutusohjelmavastaavia asiasta.
YPA:n KV-henkilöllä on vastaavatutoropettajan rooli kaikkille KV-vaihto-opiskelijoille.
YPA:n KV-henkilö ja YPAn pääkäyttäjä antavat kv-vaihto-opiskelijoiden kanssa toimiville henkilöille SoleOPSroolit (oikeudet) opettaja -> tutoropettaja ja kiinnittää opiskelijat henkilöille. (Tämän voi tehdä, kun hallinnollisen ryhmän opiskelijateidot ovat siirtyneet Winhasta SoleOPSiin. kts kohdat 7 ja 8) | SoleOPS |
| 1. | YPA:n KV –henkilö kokoaa vaihto-opiskelijoiden perus OPSin yhteistyössä KV-henkilöiden, opettajien ja koulutusohjelmavastaavien kanssa. YPA:n pääkäyttäjä luo Winhaan hallinnolliset ryhmät, kopioi KV perusOPSista SoleOPSiin KV-hallinnollistenryhmien OPSit. (esim vuonna 2012: UU12STEME, UU12SLIPO, UU12SLIRA, UU12SSOTEP, UU12SSOTEN). ”Yhdistää” SoleOPSin ja Winhan = lisää kruksin KV-hallinnollisiin ryhmiin SoleOPSissa: HOPS:iin siirrettävät valikossa kv-ryhmiin. Lopuksi YPAn pääkäyttäjä julkaisee OPSit. | SoleOPS / Winha |
| 2. | Vaihto-opiskelija tekee Learning Agreementin | |
| 3. | Toimialan KV-henkilö ilmoittaa saapuvista vaihto-opiskelijoista koulutusohjelmavastaavalle ja opettajalle | Sähköposti |
| 4. | Opintoasiantoimisto tekee vaihto-opiskelijoiden saapumisryhmän. | Winha |
| 5. | Toimipisteen opintotoimisto vie vaihto-opiskelijat hakijoina Winhaan | Winha |
| 6. | Opintoasiantoimisto muuttaa hakijan aktiiviseksi opiskelijaksi
-> Opiskelijalle muodostuu SAMK-tunnus. Opiskelija ei tarvitse muita tunnuksia. SAMK-tunnuksiin liittyvät tiedustelut Helpdeskille. | Winha |
| 7. | Toimipisteen opintotoimisto poimii opiskelijat hallinnolliseen ryhmään Winhassa. Hallinnollisen ryhmän tunnuksista muodostuu sähköposti –listaosoite. (Ohjeet: http://www.samk.fi/soleopsohjeet/prime102/prime106.aspx) | Winha |
| 8. | Opiskelijan SoleHOPS muodostuu kun hallinnollisen ryhmän opiskelijatiedot siirtyvät SoleOPSiin. | SoleOPS / SoleHOPS |
| 9. | Toimialan KV-henkilö ilmoittaa opiskelijat SoleHOPSissa opiskelijan Learning Agreementin mukaisille opintojaksoille, vaihto-opiskelijan SAMK-tunnuksilla. (Samalla vaihdetaan SAMK tunnuksen salasana ensimmäisen kerran, kun salasana annetaan opiskelijalle, hän vaihtaa salasanan) | SoleHOPS |
| 10. | Vaihto-opiskelija muokkaa yhteistyössä toimialan KV-henkilön kanssa SoleHOPSin opintoja tilanteen mukaan.
* Jos Vaihto-opiskelija tulee ilmoittautumisajan päätyttyä, niin toimialan pääkäyttäjä voi lisätä opiskelijan opintojaksolle. | SoleOPS / SoleHOPS |
| 11. | Vaihto-opiskelija osallistuu opintojaksolle Moodle (SAMK –tunnukset), SoleHOPSissa hän antaa palautteen ja näkee arvosanan. | Moodle ja SoleHOPS |
| 12. | Toimialan KV-henkilö tai toimisto kokoaa todistuksen suoritetuista opinnoista Winhasta. Suoritukset ja arvosanat säilyvät Winhassa, SoleOPSista ne poistuvat vuoden kuluttua kun opiskelija on ”valmistunut.” (KV tieto muutetaan Winhassa EKV) | Winha |
| 13. | Opiskelijan yhteystiedot ovat KV-tietokannassa | KV-tietokanta |
| 14. | YPAn SoleOPS pääkäyttäjä arkistoi vanhat hallinnolliset ryhmät SoleOPSissa ja Winhassa. | SoleOPS / Winha |
| | SAMKista lähtevä vaihto-opiskelija | |
| | Kun SAMKin opiskelija lähtee vaihtoon, niin korvaavat opinnot kirjataan Winhaan ja siirretään SoleHPSiin ja yhdessä koulutusohjelmavastaavan/-johtajan kanssa opiskelija vie opinnon oikeaan paikkaan HOPSillaan.
V000142 Into, ilmoittautuminen SoleOPSissa,
V000152 Toiminta kv-tutorina, ilmoittautuminen SoleOPSissa
Näiden opintojaksojen toteutuksia on kolmella vuodella ja opiskelija ilmoittautuu ja antaa palautteen sen lukuvuoden toteutukseen milloin vaihto toteutuu. | |