Sähköpostipalvelut

Sähköpostin käsittelysäännöt

SAMKissa käytetään Microsoftin sähköpostiohjelmistoa, selaimella käytettävää Outlook Web Accessia.
Sähköpostiviestin perillemenosta varmistuminen on lähettäjän vastuulla. Vaikka sähköposti normaalisti onkin lähes reaaliaikainen viestintäkanava, ei siitä kuitenkaan voida antaa takeita. Sähköpostin perillemeno on useimmiten riippuvainen useiden palvelinten ja sähköpostin välittämiseen liittyvien sovellusten toiminnasta ja monenlaiset tekniset häiriöt voivat viivyttää viestin perillemenoa tai pahimmassa tapauksessa jopa estää sen.
Nykyisin yhä useammin käytetyt roskapostin suodattimet voivat erehtyä ja jos viestissä on ollut virus mukana, ei sen perillemenon estosta yleensä tule tietoa viestin lähettäjälle.
Näistä syistä, jos viestin perillemeno on erityisen tärkeää, on syytä lähettää viesti hyvissä ajoin ennen mahdollista määräaikaa ja pyytää vastaanottajaa kuittaamaan viesti sen perillemenosta varmistumiseksi.
Sähköposti ei ole tarkoitettu tiedostojen massajakeluun. Tiedotukseen SAMKissa käytetään ensisijaisesti muita tiedotustapoja kuin kohdentamaton massasähköposti. Sähköpostia voidaan käyttää tarkoin harkituissa tilanteissa, kun tiedotuksen perille meno on erityisen välttämätöntä, esimerkiksi lukuvuosi-ilmoittautumisesta tiedottaminen kaikille opiskelijoille.

Määritelmät ja käyttötarkoitukset

Opiskelijalle luodaan ammattikorkeakoulun oma sähköpostiosoite.  Tunnus on muotoa . Henkilökunta käyttää aina opiskelijan koulusähköpostiosoitetta lähettäessään opiskelijalle opiskeluun ja kouluun liittyvää postia. Opiskelijan sähköpostiosoite rinnastuu virkasähköpostiosoitteeseen esimerkiksi, jos hän toimii opiskelijoiden edustajana hallituksessa, työryhmissä tai osallistuu tutkimusprojekteihin. Tällöin häntä koskee mm. samat salassapitosäädökset. Muulla sähköpostiosoitteella tarkoitetaan kaikkia muita kuin SAMKin antamia sähköpostiosoitteita. Sellaisia ovat esimerkiksi henkilökohtaiseen käyttöön internetoperaattorilta hankitut osoitteet.

Samannimisten henkilöiden osoitteet tehdään yksikäsitteisiksi välikirjaimella. Kun SAMKiin tulee toinen tai kolmas Matti Nieminen niin toisesta etunimestä lisätään kirjaimia. Esimerkiksi: ensiksi tulleen sähköpostiosoite on , toiseksi tulleen . Toisen nimen puutuessa käytetään numeroita .

Sähköpostiosoitteiden julkaiseminen

Pääsääntöisesti opiskelijan osoitteen julkaiseminen julkisilla internet-sivuilla edellyttää hänen suostumustaan. Jos opiskelija kuitenkin on SAMKin hallituksen jäsen, julkaistaan hänen sähköpostiosoitteensa kuten muidenkin hallitusten jäsenten.
SAMKin ulkopuolisia sähköpostiosoitteita ei julkaista SAMKin toimesta missään tilanteessa.

Henkilökohtaisten sähköpostiviestien käsittely

Opiskelijan, joka toimii SAMKin hallituksessa tai työryhmissä on suositeltavaa kansioida niihin liittyvät viestit omiin, selkeästi nimettyihin kansioihinsa siltä varalta, että koulun on tarve päästä käsiksi viesteihin.

Sähköpostilaatikon täyttyminen

Kun postilaatikko on täynnä, sähköpostin vastaanotto ei enää onnistu. Toimitusyrityksestä lähettää postia täyteen postilaatikkoon lähettäjä saa virheilmoituksen perille menemättömästä viestistä, mutta vastaanottaja itse ei saa mitään informaatiota – tämän vuoksi jokaisen tulee itse huolehtia postilaatikkonsa tyhjentämisestä. Postilaatikon enimmäiskoko on 700 MB. Yksittäisen sähköpostiviestin kokorajoitus talon sisällä on 100 MB ja talon ulkopuolelle 25 MB.

Muiden sähköpostiviestien käsittely

Sähköpostin lukeminen ulkopuolisista postipalveluista ammattikorkeakoulun koneilla ei ole suositeltavaa, koska tällöin luetut viestit eivät kulje koulun postipalvelimilla toteutettujen virus- ja roskapostisuodattimien läpi. Jos viestejä kuitenkin luetaan ulkopuolisista postijärjestelmistä, ei niiden käyttö saa aiheuttaa ongelmia koulun verkkoon tai sen käyttäjille. Esimerkiksi työaseman virustorjunnan toimivuudesta tulee tällöin huolehtia erityisen hyvin.

Perille menemättömän sähköpostiviestin käsittely

Kun saat postijärjestelmän lähettämän virheilmoituksen, ettei viestiä ole toimitettu perille, siitä ilmenee normaalisti sekä syy että se, koetetaanko viestiä lähettää vielä uudelleen (esim. vastaanottajan postikiintiö, quota on täynnä). Jos uudelleenlähetystä yritetään, ei viestin perillemenosta tule tietoa. Sen sijaan, jos viestiä ei muutamassa päivässä saada toimitettua perille, tulee siitä uusi virheilmoitus. Lue virheilmoitukset siis huolella. Älä vastaa Vastaus/Reply -toiminnolla virheilmoitukseen, ettei viestisi sisältö päädy vahingossa postipalvelun ylläpitäjälle.

Opiskelijan sukunimen muuttuessa

Opiskelijan sukunimen muuttuessa muutetaan @student.samk.fi sähköpostiosoitteeseen sekä lähettäjä tietoihin uusi sukunimi. Käyttäjätunnus säilyy ennallaan. Sukunimen muuttuessa ilmoita asiasta oman toimipisteen opintotoimistoon.

Opiskeluoikeuden päättyminen

Opiskeluoikeuden päättymisen jälkeen sähköposti on voimassa 30 päivää.

Sähköpostijärjestelmää haittaavat tai vaarantavat viestit ja postilaatikot

Ylläpidolla on oikeus puuttua sähköpostiin, esim. liian suurten viestien tai postilaatikoiden vaarantaessa sähköpostijärjestelmän palvelutason.

Opiskelijalla useita rooleja

Tilanteet, jolloin opiskelijalla  on useampi rooli:
1. opiskelijalla on useampia opiskelijanumeroita
2. henkilökuntaan kuuluva on myös opiskelijana

1. Kun opiskelijalla on useita SAMK-tunnuksia (= opiskelijanumero ja salasana) hänen pitää kirjautua Moodleen ja opintojaksopalautejärjestelmään aina kyseessä olevalla tunnuksellaan. Sähköpostiosoite on varhaisimmassa SAMK-tunnuksessa ja sitä seuraavassa etunimi.t.sukunimi@student. samk.fi, jossa t on ensimmäinen kirjain toisesta nimestä.  Kaikkia posteja pitää lukea, koska esim. ryhmäkohtaisissa sähköpostilistaosoitteissa opiskelija on mukana aina kyseessä olevalla opiskelijanumerolla ja Moodlessa näkyy aina opiskelijan kyseessä oleva sähköpostiosoite. Kotikansiot muodostuvat ja poistuvat myös SAMK-tunnuksien mukaan.
2. Kun henkilökuntaan kuuluva myös opiskelee SAMKissa saa hän opiskelijaroolin mukaisen SAMK-tunnuksen. Tätä opiskelija SAMK-tunnusta tulee käyttää Opintojaksopalautejärjestelmään ja Moodleen kirjautuessa. Opiskelija roolin mukaista sähköpostia tulee lukea, koska esim. ryhmäkohtaisissa sähköpostilistaosoitteissa henkilö on mukana aina kyseessä olevalla opiskelijanumerolla ja Moodlessa näkyy aina henkilön kyseessä oleva sähköpostiosoite. Kotikansiot muodostuvat ja poistuvat myös SAMK-tunnuksien mukaan.

Automaatti-listaosoitteet

Opiskelijat kuuluvat toimipisteidensä, saapumis- ja hallinnollisten ryhmien mukaisiin listaosoitteisiin. Sekä toteutusten, joihin ovat ilmoittautuneet, mukaisiin listaosoitteisiin.

Sammakon tiedotteet

Opiskelijakunta SAMMAKKO lähettää tavallisesti perjantaisin viikkotiedotteen opiskelijoille.